Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l’Est-de-l’Île-de-Montréal
À propos du CIUSSS
Accueil Plan du site Courrier Portail Québec
Taille du texte
AAA

Procédure pour la soumission d’un projet de recherche

Il y a déjà quelques temps, le Comité d'évaluation scientifique (CÉS) et le Comité d'éthique de la recherche (CÉR) a obtenu l'autorisation d'implanter un logiciel des projets de recherche soumis au CÉS et au CÉR portant le nom de Nagano.

Dès lors, nous tenons à vous informer que le dépôt de tous les documents devra dorénavant être effectué avant ou au plus tard à la date limite de dépôt des documents telle qu'elle apparaît au calendrier des réunions mensuelles.

Par ailleurs, pour faciliter le travail des chercheurs et éviter une consommation excessive de papier, les membres du CÉR et du CÉS, ainsi que la direction de la recherche ont convenu de restreindre le nombre de documents qui devront être imprimés en neuf (9) copies pour votre soumission au CÉR.

N. B. Toujours dans le but de réduire la quantité de papier, tous les autres documents nécessaires à l'évaluation de votre projet devront tout de même accompagner la soumission de votre projet dans le logiciel Nagano afin d'en permettre la consultation par les membres des deux comités.

Quant à l'accès au logiciel Nagano, afin de répondre à toute question concernant le logiciel d'obtenir le lien Internet ainsi que votre code d'accès et votre mot de passe, n'hésitez pas à communiquer avec : 

Madame Kathy Laperrière
Téléphone : 514 251-4015, poste 2442
Courriel : klaperriere.iusmm@ssss.gouv.qc.ca

Si vous éprouvez de la difficulté à vous connecter au logiciel Nagano, veuillez demander aux ressources informationnelles (département de l'informatique) de votre institution de bien vouloir communiquer avec les Ressources informationnelles de l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal au 514 251-4000, poste 4636, afin qu’ils puissent effectuer le décloisonnement à l’aide des informations suivantes :

  1. Nom de l'établissement
  2. Numéro de permis de l'établissement
  3. Plage d'adresses IP

Veuillez noter que vous n'aurez à effectuer cette démarche qu'une seule fois. Votre nouvel accès sera valable pour les projets à venir, les demandes de renouvellement annuel de l’approbation éthique, etc.

Comité d'évaluation scientifique

Documents à fournir au CÉS

Comité d'éthique de la recherche

Documents à fournir au CÉR

Déclaration financière (fichier Word)

  

Comité d'évaluation scientifique

  • Les projets de recherche ayant déjà obtenu une évaluation positive d’un comité de pairs reconnu par le FRQS ne seront pas évalués par le CÉS. Cependant, il est impératif qu’une copie du document confirmant cette évaluation soit acheminée au Président du CÉS pour les fins de l’évaluation éthique du projet. Liste des organismes subventionnaires reconnus par le FRQS.

  • Tous les documents doivent être transmis par le logiciel Nagano au plus tard à midi, sept (7) jours avant la tenue de la réunion du CÉS. Le calendrier des réunions est affiché sur le site Internet du centre de recherche. Aucun délai ne sera accordé.

  • Les projets constituant un programme de recherche évalué positivement par un organisme subventionnaire pour l’obtention d’une subvention d’équipe, de groupe ou encore d’une bourse d’étude ou de carrière devront obtenir une évaluation scientifique spécifique pour chacun des projets soumis dans ce programme de recherche. Ces projets devront répondre aux critères d’évaluation résumés dans la grille d’évaluation du CÉS disponible sur le site Internet du centre de recherche.

  • Les projets de recherche reliés à un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat devrontavoir reçu une approbation universitaire avant d’être évalué par le CÉS. La confirmation de cette approbation doit être transmise par écrit au CÉS.

  • Un chercheur, cochercheur ou professionnel de la santé affilié à l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal ou à son centre de recherche doit obligatoirement faire partie de tout projet de recherche à titre de répondant institutionnel.

  • Le CÉS n’étudiera que les projets comportant un dossier complet et soumis avant la date limite publiée sur le site Internet du centre de recherche. Nos recommandations quant à la composition de ce dossier sont présentées ci-après et seront publiées sur le site Internet du centre de recherche.

  • Le CÉS disposera d’une (1) semaine pour évaluer les projets soumis et d’une (1) semaine pour transmettre ses avis au CÉR :

    1- Dans le cas d’une acceptation conditionnelle, les chercheurs disposeront de quatre (4) jours, soit du jeudi au lundi midi suivant la réunion, pour soumettre une nouvelle version de leur projet au président du CÉS qui en fera une évaluation rapide afin que ce projet puisse être soumis à la prochaine réunion du CÉR, soit une (1) semaine avant la tenue de la réunion du CÉR.

    2- Les projets non acceptés par le CÉS au moment de la date prévue du dépôt des documents pour le CÉR, ne pourront être étudiés par ce dernier.

  • Les chercheurs qui soumettent un projet n’auront pas à se présenter lors de la réunion du CÉS à moins que, de l’avis des membres du CÉS, nous ayons besoin de plus d’explications sur leur projet. Ils devront cependant être disponibles pour répondre, le cas échéant, aux questions du CÉS par téléphone.

  • Une fiche de cotation de la qualité scientifique des projets sera utilisée pour faciliter et standardiser le travail des membres du CÉS. Celle-ci sera disponible pour consultation sur le site Internet du centre de recherche.

  • Le CÉS sera composé d’une équipe d’évaluateurs permanents (2 à 3 chercheurs + le président) à laquelle se grefferont deux membres chercheurs en rotation du site centre de recherche :

    1- Les membres en rotation seront sollicités une fois l’an pour participer à deux réunions du CÉS.

    2- Les membres en rotation suivront les projets évalués tant que ceux-ci ne seront pas acceptés par le CÉS afin d’assurer une constance dans l’évaluation des projets soumis au CES.

    3- Afin de satisfaire les attentes du FRQS quant à l’exposition des jeunes chercheurs à des réunions du CÉR, ces derniers seront invités à assister à la réunion du CÉR au cours de laquelle les projets de recherche qu’ils ont évalués seront étudiés par le CÉR.

  • Les réunions du CÉS se tiendront en mode mixte : en personne et en téléconférence.

 

Documents à fournir au CÉS

Les candidats doivent soumettre leur protocole de recherche complet par voie électronique (fichiers PDF) avant midi huit (8) jours avant la tenue de la réunion du CÉS. Le protocole devrait comprendre tous les éléments pouvant favoriser la compréhension des objectifs de la recherche et ainsi permettre aux membres du CÉS de porter un jugement éclairé sur les qualité scientifiques de leur proposition. Le CÉS privilégie la rigueur et la concision. Le protocole ne devrait pas comprendre plus de 12 pages à simple interligne et devrait inclure les informations suivantes : 

  1. Coordonnées complètes du chercheur principal incluant son adresse électronique et le numéro de téléphone où il pourra être rejoint lors de la réunion du CÉS.
  2. Noms et affiliations des cochercheurs associés au projet.
  3. Un résumé (1 page maximum).
  4. Recension des écrits.
  5. Problématique de la recherche et retombées attendues de l'étude.
  6. Hypothèses et/ou questions de recherche.
  7. Devis de recherche retenu (type d'étude quantitative ou qualitative) :
    a) Justification du choix du groupe de comparaison ou du groupe témoin ou justification de l'absence d'un tel groupe.
    b) Discussion des biais potentiels et des limites associées à ce devis de recherche.
  8. Description de la population cible.
  9. Type et taille de l'échantillon et leurs justifications (incluant une analyse de puissance si nécessaire).
  10. Description de la méthode de collecte des données, des instruments de mesure comprenant les informations pertinentes sur leurs qualités psychométriques (fiabilité et validité). Il n'est pas nécessaire de fournir de copies des instruments de mesure standardisés. Les questions maison et les guides d’entrevue des études qualitatives doivent cependant être présentés.
  11. Analyses statistiques ou analyses qualitatives proposées.
  12. Retombées potentielles de l’étude.
  13. Est-ce que votre projet est subventionné par un organisme subventionnaire doté d’un comité de pairs reconnu par le FRQS? Le cas échéant, veuillez indiquer lequel.
  14. Dans le cas d’un projet de mémoire ou de thèse, est-ce que le projet est accepté par un comité universitaire ou départemental ? Le cas échéant, veuillez nous soumettre le document
  15. Échéancier.

Dans le cas particulier d'un projet pilote, les candidats peuvent soumettre un protocole moins élaboré, mais doivent justifier les objectifs spécifiques de ce projet pilote et informer le CÉS des objectifs futurs du projet qui pourraient en découler.

Les candidats peuvent consulter la section Web du Bureau de projets du Centre de recherche ou cet ouvrage : Contandriopoulos, P.A., Champagne, F., Potvin, l., Denis J.L., & Boyle, P. (1990). Savoir préparer une recherche. PUM. 196 pages.


 

Comité d'éthique de la recherche

  • Seuls les projets ayant reçu une approbation scientifique du CÉS pourront être évalués par le CÉR.

  • Le CÉR n’étudiera que les projets présentant un dossier complet et soumis avant la date limite de dépôt qui sera publiée sur le site Internet du centre de recherche.

  • Les exigences présentées ci-après seront publiées sur le site Internet du centre de recherche.

  • Les candidats doivent soumettre les documents par le logiciel Nagano avant midi vingt-neuf, (29) jours avant la tenue de la réunion du CÉR. Quant au dépôt physique des documents à l'intention des membres du CÉR, ils doivent être remis une (1) semaine avant la tenue de la réunion du CÉR en neuf (9) copies papier incluant une copie originale. Lorsqu'il s'agit d'un projet pharmaceutique, les candidats doivent fournir deux (2) copies de la brochure de l'investigateur soit, une pour le dossier du CÉR - président et une pour le pharmacien.

  • Les chercheurs qui soumettent un projet doivent dorénavant assurer leur disponibilité en vue d’un entretien en personne avec les membres du CÉR. Un avis leur sera envoyé par courriel, cinq (5) jours avant la réunion, indiquant le lieu de la réunion et la plage horaire au cours de laquelle ils seront rencontrés. Ces rencontres permettront aux chercheurs de présenter leur projet et de répondre aux interrogations des membres du CÉR. Cette façon de procéder présente l’avantage d’assurer une meilleure compréhension des projets ainsi que de sauver du temps à la fois aux chercheurs et au CÉR.

  • Une grille d’évaluation de la qualité éthique des projets sera utilisée pour faciliter et standardiser le travail des membres du CÉR. Celle-ci pourra être consultée sur le site Internet du CRFS (les chercheurs sont invités à en prendre connaissance).

  • Les chercheurs recevront une lettre du CÉR au cours de la semaine qui suit la réunion (5 jours ouvrables). Cette lettre confirmera l’approbation finale de la recherche ou aura pour objet l’obtention de modifications, ajouts, clarifications, etc. au projet tel que soumis.

  • Une fois les documents corrigés et retournés au CÉR, ils seront vérifiés, dans les meilleurs délais, par un comité restreint autorisé à procéder de façon accélérée.

 

Documents à fournir au CÉR

  1. Le « Formulaire 11 – Demande d’évaluation d’un projet de recherche » dûment complété dans le logiciel Nagano.
  2. Le protocole de recherche incluant :
    • Une lettre de présentation incluant la liste de tous les documents soumis
    • Les coordonnées complètes du chercheur principal et des collaborateurs incluant les adresses des courriels
    • Un résumé du projet déjà fourni au CÉS
    • Le cadre budgétaire de l’étude qui en permettra la réalisation et l’évaluation en comité restreint de la possibilité de conflit d’intérêts
    • Les annexes (outils d’évaluation non standardisés, questionnaires destinés aux sujets, etc.)
  3. Le budget : vous devez remplir le formulaire Déclaration financière (fichier Word) qu'il y ait un budget pour votre projet ou non. Ensuite, vous devez faire parvenir, par courriel, votre déclaration financière ainsi que votre Formulaire 11, en format PDF, dûment complété au préalable dans le logiciel Nagano, à madame Guylaine Éthier gethier.iusmm@ssss.gouv.qc.ca chef de service des activités administratives de la recherche, pour fin d'autorisation du budget. Finalement, vous devez insérer le formulaire signé par madame Éthier dans Nagano.
  4. Le ou les formulaires d’information et de consentement en français et en anglais, s’il y a lieu.
  5. Les annonces prévues pour le recrutement des sujets.
  6. S’il y a lieu, les copies d’acceptation et les recommandations d’un ou des CÉR concernés par le même projet, toute autorisation particulière requise par le devis de recherche (DSP, RAMQ, etc.).
  7. S’il y a lieu, copie des lettres d’acceptation du projet ayant reçu une subvention d’un organisme subventionnaire.
  8. S’il y a lieu, copie de la lettre d’acceptation du projet par le Comité d’évaluation scientifique.

Documents à imprimer pour les membres du CÉR :

  • Formulaire 11 (Nagano) – Formulaire de demande d’évaluation d’un projet de recherche
  • Protocole de recherche
  • Formulaire(s) d’information et de consentement français et anglais, s’il y a lieu
  • Annonce(s) publicitaire(s), s’il y a lieu
  • Lettre d’approbation finale du CÉS

Veuillez faire parvenir les documents ci-dessus à :

Madame Kathy Laperrière
Comité d’éthique de la recherche
CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal
Centre de recherche de l'IUSMM
7401, rue Hochelaga
Aile 228 - 2e Riel - Bureau RI-228-93
Montréal (Québec)  H1N 3M5
Téléphone : 514 251-4015, poste 2442
Courriel : klaperriere.iusmm@ssss.gouv.qc.ca